Deze categorie is bedoeld voor systemen die de mogelijkheid bieden om via een browser te werken op basis van het Variabele Data Printing principe, waarbij een scheiding wordt aangebracht tussen statische pagina’s die gecombineerd worden met variabele teksten en/of afbeeldingen vanuit van een databestand (spreadsheet, tekst of XML bestand, database etc.). In tegenstelling tot categorie 2 kijkt de gebruiker nu niet meer naar ieder individueel resultaat maar upload/kiest/maakt de statische pagina’s en upload/kiest (uit een vooraf gemaakte database) de variabele gegevens.
Vaak worden mogelijkheden geboden om de velden uit het aangeleverde bestand te koppelen aan de velden van de applicatie en om een deelselectie of eventuele probleemgevallen als preview te bekijken.
Belangrijk in deze categorie zijn de mogelijkheden om de variabele data te manipuleren op basis van regels (sorteren, groeperen, detectie van lege velden, regels voor samenstellen van postadres, keuze van afbeeldingen afhankelijk van bepaalde data etc.). Men ziet hier zelfs al koppelingen ontstaan met geografische en visuele data vanuit bijv. Google Maps. Verder is het toevoegen van automatisch gegenereerde QR codes een nieuwe feature geworden, evenals het manipuleren van afbeeldingen via variabele data voor kalenders en uitnodigingen.
In deze categorie is ook belangrijk het optimaliseren van de printeraansturing zodat de statische delen slechts 1 keer worden geRIPped, denk aan PPML ondersteuning.
Sommige oplossingen uit categorie 2 bieden naast het aanmaken van de basisvorm ook de hier beschreven variabele data mogelijkheden; in dat geval kunnen ze in beide categorieën worden geplaatst, afhankelijk van het hoofddoel dat de ontwikkelaar heeft nagestreefd.
